Aanvraag Schengenvisum: Moeten Thaise documenten vertaald worden?

Beste redactie,

Ik heb een vraag over de aanvraag Schengenvisum. De aanvraag loopt via de Nederlandse Ambassade in Kuala Lumpur. Nu moet je dus bescheiden inleveren hetzij of bij de Ambassade in Bangkok die het doorstuurt via VFS Global of direct bij VFS Global.

De paperassen moeten in Nederlands cq Engels aangeleverd worden. Maar hoe zit het nu als men Thaise documenten moet bijvoegen? Dus bijvoorbeeld documenten die de terugkeer naar het land van herkomst aannemelijk maken. Denk aan werkgeversverklaring, inschrijving schoolgaande kinderen, verlof brief kinderen voor vakantie tijdens school, eigendomsbewijs woning en of ontroerende goederen.

Deze papieren zijn in het Thais. Moeten deze nu vertaald worden EN gelegaliseerd door ministry of foreign affairs of alleen vertaald door beëindigd vertaler? Of kunnen deze documenten in het Thais aangeleverd worden. In Kuala Lumpur zitten geen Thaise werknemers op de ambassade mag ik aannemen?

Vroeger kon je deze papieren gewoon in het Thais bij ambassade Bangkok aanleveren. De kosten van een aantal vertaalde en of gelegaliseerde documenten gaat dan behoorlijk in de papieren lopen.

Groet,

Nico

Beste Nico,

De website met instructies stelt dat “The documents can be in English or Dutch. Thai documents and any other language should be accompanied with an authorized translation.”. Een Engelse vertaling door een beëdigde vertaler zal hier volstaan. Er is dus geen noodzaak om alle bewijsstukken ook te laten legaliseren door het Thaise ministerie van buitenlandse zaken en/of de Nederlandse ambassade tenzij dit expliciet aangegeven is voor een specifiek document.

Ik ben het met je eens dat de kosten hiermee behoorlijk oplopen. Met het RSO (Regional Support Office) systeem heeft de overheid er voor gekozen om aanvragen centraal af te handelen in Kuala Lumpur. Helaas heeft men daar geen personeel werken dat de Thaise taal machtig is. Dit benadeeld aanvragers van een visum dus extra, niet alleen zijn de doorlooptijden langer dan in de tijd dat de visums op de ambassade zelf werden behandeld (inclusief extra tijdsverlies mocht er iets aan de aanvraag ontbreken en nageleverd moeten worden), ook de kosten zijn daarmee toegenomen. Persoonlijk vind ik dat geen juiste gang van zaken, dat alles goedkoper moet en men een RSO systeem opzet prima maar dat dit ook extra kosten betekent voor de burger/aanvrager is in mijn ogen niet eerlijk. Als een centrale afhandeling in Kuala Lumpur veel geld bespaard dan kan men daar toch ook enkele mensen neerzetten die de Thaise taal machtig zijn?

De Britten hebben een andere, betere, aanpak: documenten die niet in het Engels zijn moeten vertaald zijn maar iedereen mag die vertaling opstellen mits maar duidelijk is aangeven door wie en wanneer de vertaling gemaakt is en dat deze persoon garant staat voor een juiste vertaling. Thais personeel aan het loket kan in een oogopslag zien of de vertaling totale kolder is of zo op het eerste gezicht correct is. Daarmee blijven de kosten beperkt. Extra voordeel daarvan is dat ondersteunend bewijs best aardig kan oplopen. Op bijvoorbeeld vestigingsgevaar te ontkrachten kan een aanvrager een tiental documenten aanleveren die binding met het land van herkomst aantonen. Sommige van die stukken zijn zeer goed mogelijk niet heel erg belangrijk of zelfs overbodig. Het is dan zonden dat daar veel kosten aangemaakt zouden worden.

Ik zou zelf de belangrijkste documenten zoals officiële stukken dus zeker in het Engels of met een officiële Engelse vertaling bijvoegen. Extra ondersteunend bewijs (bijvoorbeeld een werkgeversverklaring, zo’n bewijsstuk zelf is fraude gevoelig dus wat is dan de de meerwaarde van een officiële vertaling?) zou ik zelf vertalen op de Engelse wijze. Voordeel is dan dat minder gewichtige stukken of zelfs onnodige stukken je iet op kosten heeft gejaagd door het bijvoegen van een vertaling waar nauwelijks oog voor is geweest. Risico is dan wel dat als die bewijsstukken als noodzakelijk worden gezien men alsnog om een officiële vertaling kan vragen waardoor de aanvraag vertraging oploopt. Loop je liever geen risico dan zul je alle stukken moeten laten vertalen door een beëdigd vertaler.

Ben je van mening dat de kosten hiermee de spuigaten uitlopen dan kun je natuurlijk een brief schrijven aan de RSO, BuZa of de politiek in Den Haag en je ervaringen delen en te kijken of er niet mogelijk een middenweg te vinden is. Als dat al kans maakt is dat eerder iets van de langere termijn, voor de korte termijn zul je de kosten moeten accepteren of besluiten de vakantie elders in het Schengengebied te vieren. Als bijvoorbeeld besluiten om bijvoorbeeld Duitsland of Spanje jullie hoofdbestemming te maken (dat wil zeggen daar de meeste tijd door te brengen) dan kun je bij die ambassade de aanvraag doen. Indien jullie gehuwd zijn is zo’n aanvraag dan zelfs volkomen gratis en hoeft er slechts een minimum aan papieren te worden overlegd (zo kunnen alle vragen met een * op het Schengenvisumformulier dan overgeslagen worden).

Mocht een lezer ervaring hebben met het niet aanleveren van een officiële vertaling van minder belangrijke bewijsstukken dan verneem ik dat graag. Ik heb de RSO de afgelopen jaren tweemaal gevraagd of een zelfgeschreven vertaling zou volstaan en gewezen op de hoge kosten en dat deze ook onnodig kunnen blijken als een bewijsstuk onnodig of als onbelangrijk wordt gezien door de RSO. Helaas heb ik nooit een duidelijk antwoord hierop mogen ontvangen.

Succes!

Groet,

Rob