Schengenvisum vraag: Moet een uitnodigingsbrief in het Engels of Nederlands?

Beste redactie,

Ben op dit moment bezig met het papierwerk wat allemaal nodig is om een goede bekende van mij naar Nederland te halen met een Kort Verblijf Visum voor 90 dagen.

Nu heb ik een vraag omtrent de uitnodigingsbrief die ik apart wil bijvoegen, mag deze gewoon in het Nederlands geschreven zijn of is een Engelstalige brief hiervoor het beste? Kon hierover geen info vinden.

Graag een reactie,

Gerard

Beste Gerard,

De ambtenaren die de aanvraag van het visum afhandelen zijn gewoon Nederlandstalig. Ze zullen uiteraard ook het Engels machtig zijn. Je kunt begeleidende brieven en andere stukken dus prima in het Nederlands aanleveren. In het Schengendossier is -bij de vraag welke documenten aan te leveren- een van de punten die ik noem ik dit geschreven:

“Een Nederlandstalige of Engelstalige begeleidende brief opgesteld door de vreemdeling en/of referent (samen of apart). Voor België kun je dergelijke duiding integreren in de uitnodigingsbrief van de referent. Gebruik dit schrijven om het reisdoel nog eens te benadrukken en dat de vreemdeling en referent er op toe zullen zien dat bezoeker tijdig zal vertrekken uit Europa. Je kunt bijvoorbeeld schrijven dat de Thai de familie en vrienden van de referent wil leren kennen, de cultuur hier, de Nederlandse taal en uiteraard zal de referent toezien op tijdige terugkeer van de gast want willen immers jullie niet de eigen glazen in gooien voor de toekomst en zullen jullie je netjes aan alle regels houden.”

Helaas heeft de RSO back office (welke in Kuala Lumpur de aanvragen van Nederlandse visums in heel de regio afhandeld) aangegeven dat zij Thaise stukken vertaald willen zien. Dit daar het personeel deze taal niet machtig is. De RSO schreef mij hierover midden 2015 het volgende:
“Wat betreft de taal van documenten: het klopt inderdaad dat de website van VFS vermeldt dat documenten ook in Thai kunnen worden aangeleverd. Medewerkers op de ambassade beheersen deze taal, maar medewerkers in de back office in Kuala Lumpur niet. In de praktijk leidt dit soms tot vertraging in de afhandeling van de visum aanvraag. Op korte termijn zal de informatie worden aangepast en zal om een Engelse vertaling bij alle Thaise documenten worden gevraagd.”

En dit bevestigde de RSO nog eerder dit jaar opnieuw:
“Ondersteunende documenten dienen te worden vertaald in het Engels om het op die manier mogelijk te maken de visumaanvraag goed te kunnen beoordelen. Daarnaast is het van belang deze vertalingen beschikbaar te hebben op het moment dat aanvrager naar Nederland reist, omdat ook de Marechaussee op Schiphol naar ondersteunende documenten kan vragen.”

Dus zolang alle stukken in het Engels of Nederlands zijn hoef je je geen zorgen te maken. Wat ik me wel afvraag is hoe men met Thaise bewijsstukken omgaat. Een bankboekje valt nog redelijk goed te begrijpen. Maar bijvoorbeeld een Thais arbeidscontract of eigendomsakte van een stuk land zal dan toch vertaald moeten worden. Echter vermeld men nergens dat dit een vertaling door een beëdigd vertaler moet zijn. Dat kan nogal een dure grap worden als je meer dan 2-3 pagina’s wil laten vertalen! Men zou daar een voorbeeld aan de Engelsen (geen Schengenlid) kunnen nemen, die accepteren een zelfgeschreven vertaling mits men maar verklaard dat de vertaling correct is. De baliemedewerker die de stukken inneemt is wel Thais, dus die zou al snel kunnen beoordelen of de vertaling klopt. Inhoudelijk is men echt niet tot achter de komma geïnteresseerd in de inhoud van dergelijk ondersteunend bewijs als men maar ziet dat er een werkelijk contract of akte is. Helaas heb ik daarop geen duidelijk antwoord en ontbreekt het ook aan een verklaring bij de instructies aan visumaanvragers. De instructies kun je mijn inziens dan in je eigen voordeel uitleggen zodat je niet nodeloos op kosten wordt gejaagd. Als men niet tevreden is en nadere documentatie wenst dan kan dat wel tot vertraging in de afhandeling van de aanvraag leiden.

Het hele Schengen Dossier kun je hier vinden, welke op het stuk over VFS (nog steeds een optionele partij, leges zijn wel omhoog gegaan) verder up to date is:
www.thailandblog.nl/wp-content/uploads/Schengenvisum-dossier-januari-2015-volledig.pdf

Met vriendelijke groet,

Rob V.