Hoe is geheimhouding van VFS Global geregeld bij een visumaanvraag?

Privacyverklaring visumaanvraag kort verblijf
Version 1.2, 28 maart 2022

Wettelijke basis en betekenis
Om te zorgen dat de privacy van de burger voldoende gewaarborgd blijft, is in mei 2018 de Wbp (Wet Bescherming Persoonsgegevens) vervangen door de Algemene Verordening Gegevensbescherming die van toepassing is voor alle landen in de Europese Unie. Een persoonsgegeven is informatie die herleidbaar is tot een persoon. Het doel van de wet is tweeledig, namelijk dat er zorgvuldig met persoonsgegevens van mensen wordt omgegaan (waaronder ook de beveiliging van die gegevens) en dat er sprake is van transparantie. Met dit laatste wordt bedoeld dat iedere burger zicht moet kunnen hebben op zijn of haar persoonsgegevens. Dat betekent dat bekend moet zijn wie deze gegevens verzamelt, voor welk doel en om welke gegevens het hier gaat.

Hoe gaat het Ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) om met persoonsgegevens?
Juist omdat het werk van BZ met zich meebrengt dat veel met persoonsgegevens van burgers wordt gewerkt, is het van belang dat de privacy van u, als burger, wordt beschermd en er gewerkt wordt in overeenstemming met de AVG. Hieronder treft u aan op welke manier BZ dit doet.

Informatie over uw visumaanvraag
Waarom vragen we gegevens
Om een visumaanvraag te kunnen beoordelen, hebben we uw gegevens nodig. Deze gegevens vult u in op een visumaanvraagformulier. Alleen die gegevens die nodig zijn worden aan u gevraagd.

Delen van uw gegevens met derden
Deze gegevens en de gegevens betreffende de beslissing die over uw aanvraag wordt genomen of een beslissing om een afgegeven visum te annuleren, in te trekken of te verlengen, worden ingevoerd in het Nieuw Visum Informatiesysteem (NVIS) en in het Europese Visum Informatie Systeem (VIS).

Om de aanvraag voor uw visum goed te beoordelen, worden de persoonsgegevens die op het visumaanvraagformulier worden vermeld, alsmede uw vingerafdrukken en de foto die van u is gemaakt, verstrekt aan de bevoegde autoriteiten van de lidstaten met het oog op een beslissing over uw visumaanvraag. Ook als uw gegevens in het VIS zijn opgeslagen zijn zij toegankelijk voor de visumautoriteiten en de autoriteiten die bevoegd zijn tot het uitvoeren van visumcontroles aan de buitengrenzen en binnen de lidstaten, immigratie- en asielautoriteiten in de lidstaten.

De reden hiervoor is dat de autoriteiten kunnen toetsen of is voldaan aan de voorwaarden voor legale binnenkomst en legaal verblijf op het grondgebied van de lidstaten, kunnen vaststellen welke personen niet of niet langer aan deze voorwaarden voldoen, een asielaanvraag kunnen onderzoeken en kunnen vaststellen wie belast is met dit onderzoek. Onder bepaalde voorwaarden zijn de gegevens ook beschikbaar voor de aangewezen autoriteiten van de lidstaten en voor Europol, met het oog op het voorkomen, opsporen en onderzoeken van terroristische misdrijven en andere ernstige criminaliteit.

Wanneer u onze diensten gebruikt, zoals bij het aanvragen van een visum voor Schengen, kan BZ sommige van uw persoonsgegevens delen met derden. Dit gebeurt in landen waar BZ gebruik maakt van Externe Dienstverleners om de inname van uw aanvraag af te handelen. Het ministerie werkt hiervoor samen met twee bedrijven; TLScontact (alleen in China) en VFS Global (in de rest van de wereld). Beide bedrijven werken ook voor andere Schengenlanden voor het innemen van Schengen visa aanvragen. Bij het verwerken van Schengenvisa (Nationaal Visum Informatie Systeem) maakt BZ mede gebruik van externe partijen (Verwerkers) uit de IT-sector, voor zowel het beheer van het systeem dat gebruikt wordt, als ook voor de hosting van de hiervoor benodigde computerruimte. Deze externe partijen zijn gevestigd in respectievelijk Utrecht en Amsterdam. Wanneer we uw persoonsgegevens delen met verwerkers, zorgen we ervoor dat uw persoonsgegevens conform de AVG en deze Privacyverklaring beschermd worden door de verwerkersovereenkomsten die wij met onze derden hebben gesloten.

Om de behandeling van uw visumaanvraag zo snel en zo goed mogelijk uit te voeren heeft het Ministerie van Buitenlandse Zaken een nieuwe werkwijze geïntroduceerd, het Informatie Ondersteund Beslissen. Het Informatie Ondersteund Beslissen werkt op basis van vergelijking van gegevens uit uw visumaanvraag met de informatie die is opgenomen in een speciaal daarvoor ingerichte en beveiligde database van het ministerie, de Buitenlandse Zaken Analyse Omgeving (BAO).

Uw rechten
U heeft het recht om te vragen welke gegevens over u zijn opgeslagen in het NVIS (nieuw visuminformatiesysteem), om onjuiste gegevens te corrigeren en om verwijdering van gegevens, indien dit wettelijk is toegestaan, conform de bepalingen van de AVG.

Verder heeft u het recht om aan een lidstaat te vragen welke gegevens over u in het VIS (Europees visuminformatiesysteem) zijn opgeslagen.

U heeft het recht om onjuiste gegevens te corrigeren en dat onrechtmatig verwerkte gegevens van u worden vernietigd.

Bewaartermijn van uw gegevens
Uw gegevens worden maximaal 5 jaren opgeslagen in het NVIS, de BAO en in het VIS.

U kunt contact opnemen met:
Bij vragen en verzoeken over uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met het Ministerie van Buitenlandse Zaken, Directie Consulaire Zaken en Visumbeleid (DCV), Postbus 20061, 2500 EB DEN HAAG.

U kunt ook bij de nationale toezichthoudende autoriteit een vraag of verzoek indienen met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens. Dit is de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ DEN HAAG.