Waarom maakt het ministerie van Buitenlandse Zaken gebruik van dit systeem?

Bijna elk jaar stijgt het aantal mensen dat een kort bezoek aan Nederland wil brengen, terwijl er door politiek Den Haag ook met regelmaat bezuinigd is, meer werk met minder mensen dus. Om visumaanvragen tijdig, objectief en efficiënt af te handelen worden de aanvragen zijn er de afgelopen jaren diverse wijzigingen doorgevoerd. Aanvragen worden niet langer op de Nederlandse ambassades behandeld, maar door de Centrale Service Organisatie (CSO) in Den Haag. Het gebruikmaken van een computergestuurde data-analyse systeem IOB hoort daar ook bij.

IOB, Informatie Ondersteunend Beslissen, is – zoals de naam al aangeeft – een tool ter ondersteuning. De computer zelf neemt geen beslissingen in het visumproces. IOB bekijkt een aanvraag en geeft dan een advies mee of de aanvraag in kwestie een hoog, midden of laag risico met zich mee brengt. Het is een eerste schikking, zodat de beslisambtenaar efficiënter kan werken. De computer keurt dus geen visumaanvragen goed of af.

Welke informatie wordt bekeken?

De informatie die de visumaanvrager (en referent) aandragen worden vergeleken met reeds beschikbare data zoals eerdere visumaanvragen die gedaan zijn en eventuele informatie die bij andere overheidsdiensten bekend is over de aanvrager (IND, KMar, Vreemdelingenpolitie, DT&V, Arbeidsinspectie enzovoort). Zo kan worden gezien of iemand in het verleden bijvoorbeeld illegaal in Nederland verbleef of een asielaanvraag heeft gedaan. Ook wordt het profiel van de aanvrager vergeleken met aanvragen van anderen met een vergelijkbaar profiel om zo een risico-indicatie te verkrijgen. Dit betreft slechts een advies aan de beslismedewerker, deze is niet doorslaggevend in het ondersteunend advies dat de beslismedewerker krijgt. Uiteindelijk is het altijd de beslismedewerker die een besluit neemt over een visumaanvraag op basis van het gehele dossier van de aanvrager.

Welke gegevens maken onderdeel uit van een profiel?

Dat zijn de volgende gegevens uit het Schengenaanvraagformulier:

• Hoofddoel van de reis
• Plaats van aanvraag
• Nationaliteit
• Geslacht
• Leeftijdsgroep
• Burgerlijke staat
• Beroep

Een profiel bestaat altijd uit minimaal 3 van deze 7 kenmerken, waarbij er altijd een combinatie van aanvraaggegevens en persoonsgegevens wordt gebruikt. Een profiel op basis van alleen leeftijd, geslacht óf nationaliteit is dus niet mogelijk, een combinatie van bijvoorbeeld reisdoel, nationaliteit en geslacht wel.

Daarnaast kijkt het IOB of:

• Een eerdere Visumaanvraag geweigerd is (ja/nee).
• Eventuele match met een dienst uit de vreemdelingenketen (IND, Vreemdelingenpolitie etc.)

Als er individuele informatie is van de aanvrager (van eerdere visumaanvragen), referent en/of werkgever, dan tellen die altijd zwaarder mee in de berekening van het risicoprofiel waarin een aanvrager valt.

Wat is dat algoritme precies waar IOB gebruik van maakt?

Het algoritme is ontwikkeld door data-analisten van het departement Consulaire Zaken & Visumbeleid (CDV) en betreft dus geen zelflerend algoritme. Het werkt met een beslisboom met eenvoudige “Als… dan…” regels. Er zijn momenteel zo’n 1100 verschillende profielen, waarbij het overgrote deel profielen voor kansrijke gevallen zijn en slechts een klein deel risicoprofielen.

Op basis van al deze informatie bepaalt het IOB of de aanvraag extra snel kan worden afgehandeld via een fast track (kansrijke aanvragen) of dat er extra documentcontrole nodig (intensive track voor risicovolle aanvragen). Als er geen hits zijn dan zal een normale afhandeling van de aanvraag worden geadviseerd. Een behandeladvies zegt enkel iets over de intensiteit van het dossieronderzoek en niets over het uiteindelijke besluit. Een intensive track houdt dus niet in dat een visum afgewezen dient te worden en een fast track betekent dus niet dat een visum toegekend dient te worden. Het is uiteindelijk de beslisambtenaar die de beslissing over de aanvraag neemt.

Is er met IOB sprake van discriminatie?

Het IOB-algoritme is niet discriminatoir. Wel dient er blijvend voor gewaakt te worden dat een behandeladvies geen aanleiding vormt voor een bias (vooringenomenheid) bij een beslismedewerker. Om dat te voorkomen dient een beslismedewerker bij twijfel een senior medewerker te raadplegen en kan besloten worden tot het opvragen van nadere informatie of het afnemen van interviews. Visumbeslissingen worden periodiek in een kwaliteitsoverleg besproken en steekproefsgewijs gecontroleerd.

Belanden aanvragen uit Thailand vaak in de hoog risicogroep (intensive track)?

Zoals beschreven kijkt IOB niet slechts naar het land van herkomst. Dat is slechts één van de mogelijke factoren die worden meegewogen. BuZa kan uiteraard niet prijsgeven in welke risicogroep de diverse profielen vallen. In zijn algemeenheid kan wel worden gesteld dat Thaise aanvragen niet in de top van profielen met een hoog risico (intensive track) vallen.

Wat is dan de oorzaak van de groei van het aantal visumafwijzingen?

In de afgelopen jaren is een stijging waarneembaar van het aantal incompleet ingediende visumdossiers. Als gevolg hiervan kan veelal het reisdoel, solvabiliteit, sociale binding en de terugkeer niet voldoende worden aangetoond/beoordeeld en wordt de visumaanvraag geweigerd.

Het is daarom van groot belang dat aanvragers controleren of hun aanvraag compleet is. Daarvoor zijn checklisten beschikbaar op de site van de Externe Dienstverlener (VFS Global). VFS heeft de opdracht gekregen alleen stukken in te nemen die op de checklist staan.

Interviews afnemen en tijd voor nader onderzoek?

Veruit de meeste visumaanvragen wordt gedaan via de Externe Dienstverlener (VFS Global), waar uitsluitend inname plaatsvindt en geen interviews mogen worden afgenomen. Eventuele interviews gebeuren op een ambassade, op aanvraag van de beslismedewerkers op de CSO. Zij zitten echter in een ‘productieomgeving’, waarin het behalen van de doorlooptijden een belangrijke resultaatindicator is en er vaak geen tijd is om aanvullende informatie op te zoeken, navraag te doen op een ambassade of een interview te laten afnemen.

In recente jaren gaven beslismedewerkers aan dat zij soms geneigd zijn bij complexe dossiers de aanvraag eerder af te wijzen dan goed te keuren (better safe than sorry), omdat zij minder tijd hadden voor het behandelen van een aanvraag en minder kennis hebben van de lokale context. Bij complexe dossiers gaat het bijvoorbeeld om aanvragen waarbij beslismedewerkers de betrouwbaarheid van een aanvrager betwijfelen, maar geen tijd hebben om hier verder onderzoek naar te doen. Met het gebruik van het IOB systeem – met een fast track en intensive track – kan het overgrote deel van deel van de aanvragen snel worden afgehandeld. Zo blijft er tijd over om extra onderzoek (bijvoorbeeld interviews) uit te voeren bij de dossiers waar dat nodig geacht wordt.

Is er afnemende kennis bij de beslisambtenaren op de CSO?

De Europese Visumcode vereist dat de beslisambtenaren voldoende kennis is van de lokale omstandigheden en talen hebben. BuZa stelt dat in het verleden, toen aanvragen niet centraal werden beoordeeld, de kennis van de lokale context bij de beslisambtenaren verzekerd was . Dit omdat het hele proces van aanvraag tot beslissing in het land van herkomst/aanvraag werd uitgevoerd. Bij centrale afhandeling door de CSO is dit niet in dezelfde maten vanzelf gegarandeerd en dat is iets waaraan is en wordt gewerkt. Veel beslismedewerkers leunen voor een groot deel op de landenkennis die ze in eerdere functies als beslismedewerker op een ambassade hebben opgedaan.

Om deze lokale kennis te waarborgen op de CSO maakt men gebruik van de Country Wizard. In de Country Wizard staat alle relevante informatie die een beslismedewerker nodig heeft om de risico’s op het gebied van migratie en veiligheid te kunnen beoordelen. De Country Wizard wordt constant bijgehouden door de Local Information Officers van de CSO. Zij halen actuele informatie op bij o.a. de ambassades, ketenpartners (IND, KMar, DT&V, Arbeidsinspectie enz.) en uit de media. Updates van de Country Wizard worden wekelijks met de beslismedewerkers besproken zodat er een actueel inzicht is omtrent situatie in de landen van aanvraag.

Hoe zit dat dan met de talenkennis op de CSO?

Alle medewerkers op het CSO spreken naast het Engels nog minstens één andere vreemde taal. Voornamelijk Spaans en Frans, maar diverse medewerkers spreken ook Arabisch, Russisch, Turks en/of Duits. Een klein aantal spreekt ook talen zoals Hindi, Urdu, Farsi, Dari, Georgisch, Oekraïens, Bahasa Indonesia, Chinees, Vietnamees en nog enkele Europese talen. Er zijn op de CSO dus geen medewerkers die de Thaise taal machtig zijn. Wel kan de CSO een ambassade om assistentie vragen wanneer dit doorslaggevend is voor goedkeuren van een visumaanvraag.

Voor documenten vanuit Thailand is de ervaring dat de meeste instanties deze tweetallig opstellen (Thais en Engels). Van andere documenten (bijvoorbeeld een ID-kaart, Tabien Baan huishoudboekje, enzovoorts) volstaat het aanleveren van een vertaling met daarop het stempel “certified correct translation”. Er wordt niet gecontroleerd of deze vertaling door beëdigde/erkende vertalers opgesteld zijn.

Uitsluitend wanneer het voor een positieve beslissing essentieel document slechts in het Thais is opgesteld kan er om een vertaling worden gevraagd. Het is dus voor een visumaanvraag zeker niet nodig om een hele stapel documenten officieel te laten vertalen en dan ook nog eens te laten legaliseren.

Hoeveel CSO-medewerkers richten zich op aanvragen uit Thailand?

Het team dat zich richt op aanvragen uit Azië, waaronder Thailand, bestaat uit zo’n twintig medewerkers.

Is er sprake van een afwijscultuur?

Het beleid bij visumaanvragen is “afgeven, tenzij”. Het bevorderen van het toerisme, familie/vriendenbezoek, zaken en dergelijke is namelijk een belangrijk iets. Uiteraard staat dit uitgangspunt in goede afweging tegenover andere belangen, zoals de veiligheid in Nederland.

Is IOB een black box?

Nee, dat is het niet. Buitenlandse Zaken wenst open en transparant te zijn over het toepassen van IOB. Daarom is er bijvoorbeeld een factsheet uitgebracht in het Nederlands (hier) en Engels (hier). In een rapport (zie hier) van de Algemene Rekenkamer was de conclusie dat het gebruik van dergelijke algoritmes zoals IOB door de controleur te bekijken en beoordelen zijn, deze zijn dan ook geen black box.

Is inzet van IOB werkelijk nodig?

Door middel van het IOB kan relevante en objectieve informatie geraadpleegd worden die anders niet binnen een realistisch tijdsbestek verwerkt had kunnen worden. Op deze wijze kunnen de aanvragen zorgvuldiger en objectiever worden beoordeeld. Het niet meer inzetten van het IOB zou de zorgvuldigheid en de objectiviteit van het beoordelingsproces aantasten. Dit zou kunnen leiden tot verminderde kwaliteit van de dienstverlening en tot hogere risico’s wat betreft fraude en illegale migratie. De nadelige gevolgen van een kwalitatief mindere beoordeling van visumaanvragen zouden in concreto met name zijn: langere doorlooptijd/oplopende beslistermijnen bij het behandelen van visumaanvragen (meer “handwerk”), toename illegaal verblijf (toelaten van personen met een vestigingsrisico), asielaanvragen (toelaten van personen die feitelijk geen kort verblijf doel hebben), uitbuiting (hoger risico van mensenhandel) en gevaren voor de openbare orde (toelaten van personen die binnen het Schengengebied op dat moment ongewenst zijn). Ook zouden steekproefsgewijs visumaanvragen nauwgezetter moeten worden onderzocht.

Nogmaals, IOB is een systeem ter ondersteuning, er worden geen automatische beslissingen genomen. De uiteindelijke beslissing op een visumaanvraag ligt bij de beslismedewerkers.

Tot slot een opmerking van Rob V

Vanwege de diverse koppelingen van systemen en andere aspecten binnen het beslissingsproces kan ik genoeg benadrukken dat een aanvraag van een visum zeer zorgvuldig gedaan moet worden. Dat betekent niet alleen het aanleveren van een volledig dossier met de nodige vertalingen en andere bewijsstukken, controleer ook de persoonsgegevens en andere informatie goed.

Is het niet de eerste aanvraag? Lever dan ook het V-nummer (Vreemdelingennummer) aan. Dit 10-cijferige nummer staat op de Nederlandse visumsticker onder “bijzonderheden” (direct boven de regel “BNL 1” / “BNL 2”). Dit is een uniek nummer en persoonsgebonden, zeg maar het BSN nummer binnen de Nederlandse Vreemdelingenketen. Een beslisambtenaar kan dan gemakkelijk de historie van een visumaanvrager inzien en deze informatie meenemen in de beslissing.

Elke vreemdeling heeft één V-nummer en elk V-nummer vertegenwoordigd uiteraard maar één persoon. In de praktijk komt helaas vervuiling voor, bijvoorbeeld dat iemand plots een ander V-nummer krijgt. Dan is er dus geen koppeling met de gegevens die bekend zijn onder het oude V-nummer. De beslisambtenaar heeft dan geen volledige historie van de vreemdelingen en dat kan ten nadele van de visumaanvrager zijn. Zie je op de nieuwe visumsticker een ander V-nummer dan is er iets fout gegaan, neem dan contact op met de ambassade.

Bronnen en meer info:

– Factsheet Informatie Ondersteund Beslissen: https://www.nederlandwereldwijd.nl/visum-nederland/schengenvisum/privacyverklaring

– Kamervragen van D66 aan de minister over het algoritme: https://zoek.officielebekendmakingen.nl/ah-tk-20222023-2842.html

– Kamervragen van Bij1 over het stijgend aantal visumafwijzingen: https://zoek.officielebekendmakingen.nl/ah-tk-20222023-2379.html

– Brief van de minister van Buitenlandse Zaken over het visumproces: https://zoek.officielebekendmakingen.nl/kst-36410-V-14.html

– Aanbevelingen van de EU m.b.t. het Nederlandse visumproces: https://zoek.officielebekendmakingen.nl/blg-1074730

– Rapport evaluatie consulaire dienstverlening: https://www.iob-evaluatie.nl/publicaties/evaluaties/2019/04/01/430-%E2%80%93-iob-%E2%80%93-evaluatie-%E2%80%93-consulaire-dienstverlening-in-beweging-2011-2018-%E2%80%93-de-burger-centraal

NB Een volledig en goed onderbouw dossier is dus heel belangrijk. Wie mijn handleiding Schengendossier hiervoor raadpleegt, zal opmerken dat ik de huidige checklists niet volledig en duidelijk genoeg acht. BuZa liet weten dat tegen de zomer (2025) de checklists zullen worden aangepast met diverse verbeteringen.

Over deze blogger

Rob V.

Sinds 2008 een regelmatig bezoeker aan Thailand. Werkt op de boekhoudafdeling van een Nederlandse groothandel.

Gaat in zijn vrije tijd graag fietsen, wandelen of een boek lezen. Voornamelijk non-fictie met in het bijzonder de geschiedenis, politiek, economie en maatschappij van Nederland, Thailand en landen in de regio. Luistert graag naar heavy metal en andere herrie

Lees hier de laatste artikelen

Oudere postings van deze blogger

• Dossier21 januari 2025De rol van ‘Informatie Ondersteund Beslissen’ (IOB) in het Schengenvisumproces
• Achtergrond9 oktober 2024De littekens van een gevangenschap
• Cultuur28 september 2024Khun Chang Khun Phaen, Thailand’s meest bekende legende – deel 5 (slot)
• Cultuur25 september 2024Khun Chang Khun Phaen, Thailand’s meest bekende legende – deel 4